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2019年档案知识宣传手册内容

  一、西南政法大学档案馆馆情与馆藏简介

  西南政法大学档案馆,原名档案科,成立于1984年,隶属于学校党政办公室。档案馆现内设综合档案室、学生档案室,是重庆市企业事业单位档案工作目标管理二级单位,多次荣获“重庆市教育系统档案工作先进单位”和“重庆市教育系统统计工作先进单位”称号。

  档案馆馆藏除有西南政法大学(原名西南政法学院)这一核心全宗外,还有中央人民公安学院重庆分院、重庆法律学校、院系调整云大、重大、川大、贵大、私立重庆财经学院合并过来的档案全宗。档案门类涵盖:党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、合同、学生、珍贵历史史料等多种类型。

  二、档案与高校档案

  《中华人民共和国档案法》规定 “档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

  《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)称“高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高等学校文件材料的归档范围包括:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一个大类。其中与学生关系最密切的是:学生类和教学类档案材料。学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料,含学籍档案。

  三、学籍档案与学生人事档案

  学籍档案是指学生在本校就读期间形成的反映其录取情况、在校学习成绩、毕业状况的文件材料,一般表现有学校录取新生名册、学生成绩单、毕业学生名册、研究生还包括其答辩通过的整套材料等。由于它们真实体现着学校的教育教学管理实践工作,所以被作为一项归档内容纳入学校教学类文件材料的归档范围(具体规定可见《高等学校教学文件材料归档范围》》(87)教办字016号),最终成为学校的永久性馆藏档案。

  学生人事档案则是27号令当中规定的“学生类”档案材料,主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,这部分档案材料在学生毕业离校后随其工作流向转移到新的单位或人事托管部门,成为其个人人事档案的重要组成部分。

  学籍档案与学生人事档案都包含有部分相同的学籍类文件材料,存在一定的相交性,易产生混淆,两者的区别主要表现在:

  (一)权属不同。学籍档案既属于学生个人人事档案的一部分,也属于学校教学类档案的一部分。

  (二)存在形式不同。教学类学籍档案多以集体为单位的统计表形式存在,如录取新生名册按生源地制表、毕业生名册按学院制表,甚至有的成绩记录单也按专业或班级制表;学生人事档案中的学籍档案只以个体形式存在,记录单个人的信息,如录取通知书、毕业生登记表都是以个人为单位的。

  (三)保管方式不同。教学类学籍档案通常被作为永久保存的档案材料长存学校档案馆;学生人事档案随着学生毕业而转移到新单位,“档随人走”,具有流动性。

  (四)发挥作用的效力不同。在校期间,学生人事档案是接受用人单位政审、落实就业的重要凭证,随着毕业后档案已转递,其作用发挥的场所将不在学校。相反,保存在学校教学类档案材料中的学籍档案发挥着永久性证明其学业经历的不可替代作用,尤其在个人人事档案不慎遗失的情况下将是辅证及补办学历学位证明的唯一依据,学校档案馆则成为能出具档案证明的唯一机构,加盖有高校档案机构公章的档案复制件,具有与原件同等的效力。

  四、毕业生人事档案有何意义

  学生毕业后的工作、学习和生活绕不开人事档案这一关,如职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险,以及开具出国、考研有关证明等,都需要人事档案。比如公司派你出国,没有档案,出国政审就无法进行。没有档案,办理社会保险也成问题,参加养老保险要根据档案里的记录来确认工龄年限。总之,如果没有档案,个人的很多权益就得不到保障。

  五、毕业生应如何对待自己的档案

  目前,毕业生中有一种比较普遍的现象:对档案不了解,也不关心,甚至有的毕业几年了,档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。我国的人事管理制度要求,无人事档案保管权限的单位,员工人事档案一般委托县以上政府人事部门所属人才服务机构代理手续并保管。高校毕业生委托保管后,须留存好档案保管证明,以便需要时提供。所以,毕业生就业时要留心个人档案去向,做到“档随人走”、“人档一体”。

  六、毕业生人事档案可否自己保管

  毕业生人事档案只能通过全球邮政特快专递高校毕业生档案专用通道转递,不允许到邮局采用挂号等方式邮寄或通过其他快递公司邮寄,更不允许个人自带和请人代领。

  七、 毕业生档案去向及迁转流程

  (一)已就业毕业生

  1.迁往就业单位

  单位有档案接收权限(一般为公务员、事业单位、国企、部分大型民营企业):寄往就业单位。

  2.迁往人才交流中心

  单位没有档案接收权限(一般为民营企业、律师事务所或个体私营企业等):

  (1)单位所在地在重庆的,由签约单位到重庆市人才交流中心(含各区、县的人才交流中心)申请人事代理,并在就业协议书上加盖该人才交流中心公章或由其出具接收证明,档案寄往该人才交流中心。

  (2)单位所在地在重庆市以外区域的,到就业所在地人才交流中心咨询人事代理办理流程,在就业协议书上加盖该人才中心的公章或由其出具接收证明,档案寄往该人才交流中心。

  3.迁回定向委培单位

  定向委培毕业生毕业后向委培单位报到,档案寄回其定向委培单位。

  (二)待就业毕业生

  1。回生源地

  待就业毕业生原则上统一派遣回到生源地,报到证签发至生源地就业主管部门,档案随寄生源地就业主管部门。

  2.申请在重庆托管

  拟在重庆就业的毕业生,可申请将档案托管在重庆市大学中专毕业生就业指导服务中心(以下简称 “中心” )。

  办理流程:

  (1)在辅导员处填写档案托管汇总统计表;

  (2)辅导员将本院毕业生档案托管名单交至就业办;

  (3)就业办将全校档案托管汇总名单交至“中心”;

  (4)学校档案馆将毕业生档案通过邮政特快专递高校毕业生档案专用通道寄往“中心”。

  (三)其他情况

  1.就业单位对档案没有迁转要求的已就业毕业生

  (1)可在就业单位所在地人才交流中心(含各区、县的人才交流中心)申请人事代理(流程同上),档案寄往该人才交流中心。

  (2)可申请回生源地,档案寄回生源地。

  2.自由职业、自主创业的毕业生

  (1)迁回生源地,无需申请。报到证签发到生源地就业主管部门,毕业生持报到证去生源地就业部门报到,档案寄往生源地就业部门;

  (2)毕业生申请在 “中心”托管(流程同上)。报到证签发到“中心”,档案移交到 “中心”。

  3.升学、出国毕业生

  (1)升学毕业生的档案寄往升学学校;

  (2)出国毕业生可选择将档案转回生源地或联系教育部留学服务中学办理档案托管事宜,重庆籍毕业生还可以申请在“中心”托管。

  4.推迟答辩或有补考科目的毕业生

  推迟答辩或有补考科目毕业生的档案暂存在学校档案馆,待答辩通过或补考科目合格后凭接收档案单位的调档函调出档案。

  八、毕业时个人人事档案转递应注意的问题

  (一)毕业生档案迁转办理部门及时间

  个人人事档案非常重要,毕业生应重视并及时办理档案迁转手续。

  学校就业指导服务中心牵头组织办理毕业学生档案迁转手续,办理时间一般为毕业年度的6月份。

  (二)办理档案转递过程中应注意的具体问题

  1.在求职过程中履行签订协议的程序时,一定要明确档案转递详细地址、接收单位全称、收件人姓名(或收件部门名称)及联系电话并报学校就业主管部门; 2.考取研究生的同学,当拿到录取通知书时,一定要将录取学校的全称及二级学院名称、详细地址、收件人姓名(或收件部门名称)及联系电话及时报给学校毕业生就业主管部门,以保证档案在毕业时能得到及时的转递;

  3。暂时没有找到工作的同学,需在毕业前夕落实好档案托管单位或转递回原籍的单位,并将档案转递详细地址、接收单位全称、收件人姓名(或收件部门名称)及联系电话报给学校毕业生就业主管部门,避免学生档案在学校滞留。

  4。档案寄出后,学生可通过以下方式及时跟踪查询自己档案的邮寄状态,具体方式为:①拨打客服电话11183,查询邮件状态;②登陆www。ems。com。cn,查询邮件状态;③微信客户端查询,查询邮件状态;④手机APP,查询邮件状态。 

  九、哪些机构有权保管人事档案

  按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才交流机构等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。

  十、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务

  (一)接收、保管、转递人事档案,接转人事关系;

  (二)按有关政策规定连续计算工龄;

  (三)为见习期满的统招大中专毕业生办理转正定级;

  (四)出具因公或因私出国(出境)政审;

  (五)按党章的有关规定结转管理党组织关系;

  (六)办理流动人员身份认定;

  (七)按有关规定查阅人事档案;

  (八)以档案为依据出具相关人事证明;

  (九)办理用人单位与受聘人员的聘用合同鉴证;

  (十)办理社会人才集体户口;

  (十一)评定专业技术职称。

  十一、毕业生户口迁转流程

  户口迁移手续由学校保卫处牵头代办,户口迁移证由学校户籍所在地农业园区派出所签发。具体流程为:

  (一)辅导员组织毕业生填写户口迁移地址;

  (二)辅导员将本院毕业生户口迁移名单交保卫处户籍科;

  (三)保卫处户籍科统一到农业园区派出所申请打印毕业生户口迁移证;

  (四)毕业生到保卫处户籍科领取户口迁移证;

  注:领取户口迁移证时,毕业生需带上本人身份证或学生证,若需委托人代领,需将本人身份证复印件和委托书交代办人。

  十二、 毕业生党员组织关系转移的问题

  (一) 毕业生党员组织关系转移原则

  1。 已经落实工作单位的毕业生党员

  ⑴如果所去单位已建立党组织,应将组织关系转移到所去单位党组织;

  ⑵如果所去单位尚未建立党组织,应将组织关系转移到工作单位所在地或党员居住地(非户籍地)的街道、乡镇党组织,也可随同档案转移到县以上政府所属公共就业和人才服务机构党组织。

  ⑶ 组织关系转出后,二级党组织要通过多种方式,加强跟踪联系,督促党员本人及时落实组织关系;对党员在转移组织关系中遇到问题和困难的,要协调接收单位党组织及时予以解决,确保每一位党员组织关系“落定”,防止出现“口袋党员”。由于接收单位发生变动等客观原因,导致组织关系介绍信逾期的,自党员组织关系转出之日起6个月内,可根据党员本人提供的原凭证重新开具组织关系介绍信。

  2。 尚未落实工作单位的毕业生党员

  ⑴ 可以转移到本人居住地的街道、乡镇党组织;

  ⑵ 可以随同档案转移到县以上政府所属公共就业和人才服务机构党组织;

  ⑶ 可以将组织关系保留在原二级党组织。二级党组织要及时将这部分党员编入一个党支部,安排专人定期联系,掌握其去向、现状等。要健全毕业生党员管理信息库,充分利用网络、微信等平台,开展形式多样的组织生活,努力使每名党员都能与党组织保持联系,自觉履行党员义务、行使党员权利。对其中的预备党员,要依据有关规定做好转正工作。

  4。 升学的毕业生党员

  ⑴ 升学到其他高校的毕业生党员,应将组织关系转移到所去高校党组织;

  ⑵ 升学到本校的毕业生党员,应将组织关系在12371党建信息平台办理转出到相应党组织。

  5. 出国(境)学习的毕业生党员

  ⑴ 出国(境)学习的高校毕业生党员,应将组织关系保留在原二级党组织,编入一个党支部。

  ⑵ 党员出国(境)前,由本人向所在二级党组织提交保留组织关系的书面申请,说明学习地点、时间、留学方式、联系方式、境内联系人等情况,经二级党组织审批后,报党委组织部登记备案。

  ⑶ 对于出国(境)党员,二级党组织要通过适当方式,做好党员在国(境)外期间的定期联系和教育管理工作。党员归国后,根据情况及时转移其组织关系。

  (二)党员组织关系转出程序

  1。 组织关系转出至市外

  ⑴ 由所在的二级党组织开具《西南政法大学党员组织关系转移登记表》。同时,原二级党组织还应在12371网上平台办理转出组织关系相关手续。

  ⑵ 党员本人持《西南政法大学党员组织关系转出登记表》到党委组织部办理组织关系介绍信。

  ⑶ 党员持组织关系介绍信在有效期内去新的党组织接转关系。

  2。 组织关系转出至市内

  由原二级党组织在12371平台办理转出组织关系手续。

  (三)党员组织关系转接注意事项

  党员组织关系介绍信是党员政治身份的证明,转移党组织关系是一项严肃的工作,原则上由党员本人办理。

  党员应注意妥善保管党员组织关系介绍信,并在介绍信有效期内办完组织关系转递手续。介绍信应由党员本人携带,不得将介绍信随意涂改、丢失、撕毁、转交他人。因党员个人原因导致介绍信过期、丢失的,自行承担相应责任。

  2. 毕业生党员组织关系保留在学校党组织的时间一般不超过2年,其间,符合转出条件的应及时转出。对超过2年的,二级党组织应与党员联系,根据其工作或居住情况转移组织关系;因特殊情况确需继续保留组织关系的,由党员提出申请,经二级党组织审核同意,可适当延长保留时间,延长时间一般不超过1年。出国留学和出境学习的毕业生党员,其组织关系保留在学校的时间一般不超过5年。

  3。 组织关系保留在学校的毕业生党员(不含出国留学和出境学习的),超过6个月未与党组织联系、且经多方努力确实无法取得联系的;转出组织关系的毕业生党员,无正当理由超过6个月未到接收单位党组织接转组织关系的,按照《党章》第九条的规定,以自行脱党处理,由所在党支部召开支部大会将其除名,经二级党组织审核,报党委批准。

  加强党员组织关系管理是落实从严治党责任的要求和体现,党委将这项工作纳入党建工作责任制,党委组织部、党委学工部、学院二级党组织要齐抓共管,健全毕业生党员教育管理制度,确保每个党员都能纳入党的一个组织的教育管理之中,切实加强党员队伍建设。

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